Muitos e-commerces utilizam os Correios para realizar a entrega de seus produtos. Por isso, é essencial que as lojas online estejam cientes das novas regras dos Correios para envio de mercadorias.
A cada 1 milhão de encomendas entregues pela empresa, mais de 70% é gerada pelo e-commerce. Com exceção de grandes operações que utilizam exclusivamente sistemas de entrega personalizados, a maioria das lojas online nacionais usa o serviço deles para a entrega de seus produtos.
De acordo com o aviso oficial dos Correios, para cumprir o que determina a legislação tributária, desde 2 de janeiro de 2018, é obrigatório anexar a Nota Fiscal da mercadoria ou a Declaração de Conteúdo no ato da postagem de qualquer encomenda.
Saiba mais sobre as novas regras e como elas impactam as lojas virtuais. Acompanhe!
Quem será impactado pelas novas regras dos Correios?
Na prática, a regra vale para qualquer transação pequena ou grande que seja considerada uma operação de circulação de mercadoria. Ou seja, todas as transações com intuito comercial ou de prestação de serviços, seja de transporte interestadual ou seja intermunicipal, ainda que se iniciem no exterior, deverão cumprir a regra.
Os remetentes não contribuintes, quando estiverem sem a Nota Fiscal, deverão preencher o formulário de Declaração de Conteúdo que deverá ser afixado na parte externa da encomenda.
O impacto maior será no comércio de caráter C2C (Customer to Customer), como o realizado pelo Mercado Livre. Atualmente, essas vendas não passam por nenhum tipo de tributação, embora sejam transações comerciais.
Com a nova regra, o mais provável é que, por conta da Declaração do Conteúdo, os vendedores C2C tenham que se registrar como Pessoa Jurídica para gerarem Notas Fiscais e não correrem riscos de multas e penalizações. O que se pode prever de imediato é que os custos adicionais dessa transação provavelmente serão repassados para o consumidor final.
O mesmo vale para produtos usados. Esse nicho de e-commerce também precisa estar atualizado, caso ainda não siga as regras. Nenhuma postagem nos Correios será aceita sem a Nota Fiscal ou a Declaração de Conteúdo.
Segundo o site da Gazeta do Povo, esse é apenas o cumprimento de uma legislação já existente, que agora passa a valer para o varejo. As Secretarias Estaduais da Fazenda como a de Mato Grosso, Goiás e Pernambuco, já vinham autuando os Correios pela falta desses documentos. Conforme a explicação de Lemuel Costa e Silva — Chefe de Encomendas e E-commerce dos Correios — ao jornal, quando isso acontece, a mercadoria fica retida e tanto o destinatário quanto a empresa recebem multas.
O que deve ser preenchido?
Aos Correios, cabe apenas conferir se estão cumprindo o Protocolo ICMS Nº 32 de 28/09/2001, que estabelece em sua terceira cláusula o seguinte:
“§ 1º No caso de transporte de bens entre não contribuintes, em substituição à nota que trata o inciso I do caput, o transporte poderá ser feito acompanhado por declaração de conteúdo, que deverá conter no mínimo:
I – a denominação “Declaração de Conteúdo”;
II – a identificação do remetente e do destinatário, contendo nome, CPF e endereço;
III – a discriminação do conteúdo, especificando a quantidade, o peso e o valor
IV – a declaração do remetente, sob as penas da lei, de que o conteúdo da encomenda não constitui objeto de mercância.
§ 2º Opcionalmente, poderá ser emitido, em relação a cada veículo transportador, um único Conhecimento de Transporte de Cargas, englobando as mercadorias e os bens por ele transportados.
§ 3º Tratando-se de mercadorias ou bens importados, estes deverão estar acompanhados, ainda, do comprovante do pagamento do ICMS ou, se for o caso, da Guia para Liberação de Mercadoria Estrangeira sem comprovação do Recolhimento do ICMS.”
Em resumo, a legislação estabelece que:
- Pessoas Físicas devem preencher o formulário de “Declaração de Conteúdo”;
- Pessoas Jurídicas encaminham o produto junto à Nota Fiscal ou ao formulário “Declaração de Conteúdo”, quando a mercadoria não for fruto de operação comercial (compra/venda);
- Pessoas Jurídicas MEI (Microempreendedor Individual Formalizado) devem emitir Nota Fiscal quando realizarem vendas e prestarem serviços para outras Pessoas Jurídicas e, também, no caso de exigência do consumidor final (Pessoa Física). Nas demais ocasiões, será obrigatório o preenchimento do formulário “Declaração de Conteúdo”;
- As remessas controladas pelo Exército Brasileiro devem estar acompanhadas da Guia de Tráfego ou da Declaração da Fiscalização Militar. Esse documento deverá ser acondicionado no interior da embalagem (Portaria Nº 015 – COLOG de 05/10/2009).
Muitas empresas realizam a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), porém isso não as exime de afixa o documento físico na encomenda. Vale ressaltar que a obrigatoriedade de apresentação da Nota Fiscal e da declaração não surgiu dos Correios, mas dos órgãos de fiscalização tributária. Logo, os transportadores estão proibidos de levar mercadorias sem esses documentos.
Não há informações suficientes da Receita Federal sobre a fiscalização da norma. A obrigatoriedade do cumprimento da legislação tributária vigente é de responsabilidade do remetente. Inclusive, as vendas C2C serão enquadradas nessas categorias. As agências não trabalharão fora das normas.
Como fazer o envio dos produtos?
Não podemos nos esquecer de que, no processo de envio da mercadoria, é essencial zelar pela embalagem interna e externa, pelos dados de rastreamento e pelo envio do produto.
1. Embalagem interna do produto
A percepção da imagem da sua loja e do seu produto estão relacionadas à embalagem interna que você utiliza. É um diferencial analisado em um momento que o cliente adora: o produto chegou na casa dele e ele está abrindo aquilo pelo qual esperou ansiosamente.
Nessa hora, o seu produto pode encantar o cliente ou decepcioná-lo. Embalagens bonitas, agradáveis e, até mesmo, surpreendentes devem fazer parte da sua estratégia de envio.
Considere também enviar brindes ou comunicados junto ao produto. Esse momento é estratégico para despertar o interesse do cliente pela sua marca e pelos itens que ele ainda não conhece.
Lembre-se de tomar decisões que levem em conta a sua margem de lucro e o peso do produto. Afinal, temos que tomar cuidado com o investimento realizado em todas as etapas para garantir a lucratividade da empresa. O peso da mercadoria, nesse ponto, é essencial, porque pode ser responsável pelo aumento do valor do frete.
Toda estratégia de envio deve ser centrada na entrega de forma íntegra. Portanto, se o seu produto está sujeito a danos durante o transporte, elabore uma embalagem interna capaz de minimizar riscos e faça envios de teste, para verificar se o produto é entregue em condições adequadas.
2. Embalagem externa dos produtos
A embalagem dos objetos é muito importante para assegurar que eles cheguem de maneira adequada a seus destinos. Ela também é essencial para viabilizar o envio: para que os Correios aceitem o pacote, ele deve ter sido acondicionado em embalagem adequada e resistente para o peso, a forma e a natureza do produto.
Um material indicado para a embalagem externa é o papel pardo. Lembre-se do uso de fitas adesivas largas. É possível encomendar modelos personalizados, com o design da sua marca. Você pode utilizar a fita em volta de todo o pacote e também por cima do endereço, desde que ele permaneça legível. Isso é interessante para evitar que os dados de entrega sejam apagados ou danificados durante o transporte.
Caso o seu e-commerce já tenha tido problemas com o envio de objetos, é recomendado conferir as instruções de envio fornecidas pelos Correios. No site da instituição, há uma série de orientações para embalar diversos tipos de objetos, que vão desde joias e eletrônicos até objetos frágeis, que não podem amassar ou que sejam cortantes ou pontiagudos.
A embalagem adequada pode ou não ser adquirida nos Correios, desde que atenda às condições recomendadas.
3. Envio do produto
O sistema dos Correios calcula o valor do frete a partir do peso, do volume do pacote e do tipo de frete escolhido. Dependendo da plataforma de e-commerce, existe uma integração para esse cálculo de maneira automatizada.
No entanto, se você não dispõe de tal ferramenta, utilize uma balança para calcular o valor com base no peso, que é a variável mais simples do processo. O valor encontrado será apenas uma estimativa — poderá variar para mais ou para menos, diante da análise da agência dos Correios.
4. Dados de rastreamento
Ao postar o seu produto na agência dos Correios, você receberá um comprovante com um código para rastreio da entrega. Novamente, se o sistema da sua loja online é automatizado, ele pode permitir o rastreio dos produtos sem a necessidade de entrar no site dos Correios.
É importante considerar que a logística é um fator delicado no e-commerce. Segundo a Pesquisa Nacional do Varejo Online, realizada pelo Sebrae, essa variável foi considerada a segunda maior dificuldade encontrada na gestão de uma loja virtual. Além disso, estatísticas apontam que o envio e a logística reversa podem consumir até 58% dos gastos de um e-commerce.
Por isso, é essencial que as empresas tenham atenção não apenas às novas regras dos correios quanto à Declaração de Conteúdo e às Notas Fiscais, mas também ao padrão da embalagem e às maneiras de otimizar os processos logísticos.
Como preencher a Declaração de Conteúdo dos Correios?
O formulário de Declaração de Conteúdo veio substituir o formulário de “Discriminação de Conteúdo”. Agora, é obrigatória a assinatura por parte do remetente e o nome do produto. A quantidade e o peso deverão ser informados.
Tanto ele quanto a Nota Fiscal devem estar fixados externamente à encomenda, sendo uma requisição do fiscal tributário, para que não haja necessidade de abrirem pacotes.
Segundo o blog dos Correios, a única exceção em que a Nota Fiscal pode estar dentro da encomenda é em casos que tenham autorização expressa da Sefaz.
Envelopes plásticos padronizados para afixação na parte externa das mercadorias já estão disponíveis desde dezembro nas sedes dos Correios, podendo ser solicitados via pauta de suprimento. Eles destinam-se aos vendedores de marketplaces. Os demais deverão apresentar as suas encomendas já acompanhadas de Nota Fiscal.
No caso da emissão de apenas uma nota e o envio da compra em várias caixas, a Nota Fiscal deverá ser reemitida individualmente e acompanhar o seu respectivo volume, além de ser afixada em cada encomenda.
Como as novas regras dos Correios interferem nos processos do e-commerce?
O processo de logística é essencial para as lojas online. É necessário manter-se atento à legislação e a todas as possibilidades de otimização, as quais envolvem, por exemplo, processos como o cross docking, que busca encurtar as etapas do transporte entre o fornecedor e o consumidor final.
No caso da Declaração de Conteúdo, ainda não há informações sobre como proceder em casos nos quais o sigilo sobre o conteúdo do pacote precise ser mantido por segurança ou outros motivos. Como as declarações expõem todos os dados de compra e do usuário, isso pode aumentar a insegurança do processo.
Caso ainda restem dúvidas, entre em contato com a agência dos Correios que realiza as suas postagens e esclareça-as. Solicite envelopes para acomodar as Notas Fiscais e informe-se sobre a situação das suas postagens.
Por fim, é importante salientar: as encomendas que estiverem em desacordo com as orientações não serão aceitas para postagem. Efetue as mudanças necessárias em seu processo de entrega.
Além disso, é importante não se esquecer do papel da plataforma de e-commerce na eficiência logística de uma loja virtual. Ter um sistema integrado com outras soluções e que facilite a gestão de informações é fundamental para evitar falhas e garantir uma boa experiência ao consumidor.
*Artigo publicado originalmente em janeiro de 2018 e atualizado em junho de 2018.
