Ter um e-commerce exige que fiquemos por dentro de diversos conceitos relacionados a essa área. Um deles é o de estoque mínimo.
Na maioria dos casos, um comércio, ainda que virtual, precisa contar com estoques e fazer sua gestão e controle, para que os produtos estejam disponíveis quando um consumidor solicitá-los. Aliás, o grande objetivo por trás da administração de materiais é justamente entregar o item certo, na hora certa, na quantidade certa.
Isso porque tanto a economia exagerada quanto a retenção em grandes quantidades de mercadoria tende a gerar prejuízos ao gestor. Continue a leitura para uma melhor compreensão!
O que é estoque mínimo?
É o estoque de segurança e se refere à quantidade mínima de itens que deve existir de cada produto para evitar a ruptura do estoque ? que é quando um produto fica indisponível para venda por falta de itens armazenados.
Seria excelente se, na prática, conseguíssemos prever exatamente a quantia certa de solicitações e compras de cada mercadoria. Acontece que, no mundo real, imprevistos acontecem: o fornecedor atrasa a entrega, o produto reposto chega com defeitos, os caminhoneiros fazem greves, determinado consumidor realiza uma grande compra.
A consequência de todos esses eventos citados, caso a empresa não tenha o estoque mínimo, é ter sua reserva zerada e se deparar com clientes chegando para comprar e não conseguindo realizar suas aquisições.
Além de isso representar uma frustração para eles, podendo afetar a relação e a fidelização que têm com a marca, caracteriza perdas financeiras ao gestor, por não poder atender às solicitações.
Assim, um estoque mínimo é aquele que será consumido em um caso de extrema necessidade e será armazenado a fim de evitar que exista uma demanda na sua ausência.
Ele é primordial para toda empresa, com exceção daquelas que seguem a filosofia do Just in Time ou a gestão dropshipping. Nessas situações, trabalha-se com estoques estritamente sob demanda (no caso do Just in Time) e com a operação sendo gerenciada quase que completamente pelo fornecedor, como ocorre no dropshipping.
A diferença para o estoque de antecipação
Esse tipo de estoque também tem o intuito de prevenir que exista pedido de produtos quando o estoque do e-commerce estiver zerado. No entanto, de forma diferente do conceito anterior, este é criado para situações não habituais, mas previsíveis. Um exemplo são as datas sazonais, em que o comerciante já sabe que existirá uma demanda maior que o normal, como Natal, Black Friday e Páscoa.
A diferença para o estoque máximo
O estoque máximo se refere ao número de itens que podem ser armazenados e que, ao mesmo tempo, possibilitam um giro do estoque. Ou seja, é uma quantidade elevada que pode ser guardada, mas que, também, permite a liquidez.
Isso, porque estoque parado também significa perdas financeiras, pelo custo de manutenção, risco de obsolescência e por tomar o espaço de outro produto que poderia ser guardado e gerar maior retorno financeiro. Logo, é importante levar em conta que ter quantidades exageradas no estoque também não é recomendado.
Como calcular o estoque mínimo e máximo?
A eficiência na gestão do estoque passa necessariamente pelo conhecimento acerca da quantidade dos produtos armazenados. Para entender melhor como gerir com excelência, acompanhe as subseções a seguir.
Tenha um inventário atualizado
Tenha em mãos a relação mais atualizada possível de todos os itens do estoque. Além da quantidade, é preciso saber o preço unitário de cada mercadoria e o seu total. Dessa forma, fica mais fácil não só calcular os estoques mínimo e máximo, mas, também, dar aos gestores uma ideia do quanto de ativo imobilizado a empresa tem.
Se a quantidade estocada de um item estiver muito alta, por exemplo, pode ser um sinal de que ela não está com uma boa rotatividade. Nesse caso, além de ser necessário encontrar uma forma de dar vazão a esse produto (com um desconto, por exemplo), os gestores podem optar por reduzir o volume de compra dessa mercadoria ou, até mesmo, cancelar o contrato com o fornecedor correspondente.
Faça o cálculo do consumo médio
Antes de falarmos propriamente dos cálculos do estoque mínimo e máximo, é preciso introduzir brevemente o conceito de consumo médio. Esse indicador mostra o quanto de uma mercadoria saiu do estoque em um determinado período de tempo.
Considere uma loja virtual de livros, em que foram vendidas 180 unidades no intervalo de um mês. Dividindo o número de vendas por 30 dias, concluímos que o consumo médio de livros desse e-commerce foi de 6 unidades por dia.
Mas como saber a quantidade certa de armazenagem de cada item, já que eventualidades acontecem e são difíceis de prever?
Para obter essa informação, existem cálculos matemáticos que indicam, de maneira eficiente, a quantia recomendada. Marco Aurélio P. Dias, economista e mestre em Administração de Materiais, em seu livro Administração de Materiais ? uma abordagem logística, elenca as fórmulas a seguir:
Usando a Fórmula Simples
Estoque mínimo = C x K
Onde:
- C = consumo médio mensal;
- K = fator de segurança arbitrário que busca se prevenir contra um risco de ruptura.
Esse fator K é proporcional ao grau de atendimento desejado. Por exemplo, se um gerente quiser que uma mercadoria tenha um grau de atendimento de 80%, ou seja, que somente em 20% das vezes o estoque desse item chegue a zero, e supondo que o consumo mensal seja de 50 unidades, o estoque mínimo ficaria:
Emín= 50 X 0,8 = 40 unidades.
Assim, além dos 50 itens já previstos para o consumo, o estoque teria mais 40, ficando com um total de 90 unidades.
No entanto, essa fórmula, ainda que dê certo em alguns casos, não tem precisões matemáticas, segundo o autor.
Usando o Método da Raiz Quadrada
A fórmula seria:
Emín = raiz quadrada de (C x TR)
Onde:
- C = consumo médio mensal;
- TR = tempo de reposição, ou seja, o tempo que demora para que a mercadoria seja reposta, desde a emissão do pedido até a chegada dele.
Supondo que o consumo seja, como no exemplo anterior, de 50 unidades, e o TR, de 50 dias, teríamos:
Emín = raiz quadrada de (50 x 50) = raiz quadrada de 2500 = 50 unidades.
Assim, aqui já teríamos um valor diferente: 50 de consumo + 50 de estoque mínimo = estoque total de 100 unidades.
Segundo o autor:
“Este método considera o tempo de reposição, não variando mais do que a raiz quadrada do seu valor. Porém, ele só deve ser usado se:
- o consumo durante o tempo de reposição for pequeno, menor que 20 unidades;
- o consumo do material for irregular;
- a quantidade requisitada ao almoxarifado for igual a 1.”
Definindo o ponto de pedido
O ponto de pedido é um conceito diretamente relacionado ao fornecedor do negócio. Nesse sentido, é preciso considerar algumas variáveis, como o tempo que leva até ser efetuada a emissão do pedido.
Também deve-se ter em mente a preparação do pedido e o seu transporte, sendo que quanto mais tempo o fornecedor leva para entregar a encomenda, maior será o ponto de pedido. Dito isso, o cálculo é feito da seguinte forma:
PP = (consumo médio diário s tempo de reposição em dias) + estoque mínimo.
Tomando novamente como exemplo o e-commerce de livros, considere o mesmo consumo encontrado há pouco, de 6 unidades por dia. Considerando que o estoque mínimo é de 50 unidades, e o tempo de reposição é de 4 dias, a conta fica:
Ponto de pedido = (6 x 4) + 50 = 24 + 50 = 74 unidades (isso significa que a próxima aquisição de livros deve ser feita quando o estoque estiver com apenas 74 unidades).
Quais são as 5 vantagens e as 2 desvantagens de ter um estoque mínimo?
Embora seja mais vantajoso do que desvantajoso, é importante também citar as situações em que o estoque mínimo pode ser um pouco problemático para o gestor da loja virtual. Para entender melhor os prós e contras, acompanhe as subseções a seguir.
Vantagens
1. Evita perder produtos
Dependendo do produto comercializado, as margens de lucro podem ser bastante estreitas para o lojista. Por isso, evitar a perda deles é fundamental, e o estoque mínimo auxilia no melhor controle das mercadorias estocadas, podendo, também, possibilitar que o mix de produtos do e-commerce seja expandido, já que o espaço para armazenagem agora é maior.
2. Reduz gastos
A não perda de produtos pela adoção do estoque mínimo também faz com que o lojista reduza custos de infraestrutura logística. Essa economia é crucial, visto que esse setor é o que costuma demandar maiores investimentos. Além disso, o montante economizado pode ser usado, por exemplo, na adoção de novas tecnologias, no intuito de otimizar os processos logísticos da loja virtual.
3. Auxilia no cumprimento dos prazos
Quando o cliente recebe suas encomendas dentro do prazo, as chances de ele se fidelizar ao negócio tendem a ser maiores. Fazendo os cálculos citados no texto, fica muito mais fácil gerenciar as entregas de produtos aos consumidores, pois os valores de consumo médio, estoque mínimo, tempo de reposição e ponto de pedido se tornam do conhecimento dos gestores de estoque.
4. Possibilita uma equipe enxuta
Uma equipe enxuta tende a ser mais eficiente e produtiva, principalmente quando o colaborador usa a tecnologia a seu favor.
Sempre que a loja virtual fecha alguma venda, é preciso que o sistema de gestão faça a atualização automática dos itens no estoque, de modo a automatizar o cálculo do estoque mínimo. Esse acompanhamento por software é fundamental, pois minimiza o risco de falhas humanas e números de estoque descolados da realidade.
5. Mantém um bom fluxo
Um bom fluxo de estoque ajuda no giro das mercadorias e evita que elas fiquem paradas, significando prejuízo para o negócio. O cliente, por sua vez, sempre que procurar algo para comprar, não ficará desapontado com a indisponibilidade do produto que deseja, o que, como visto, caracteriza a ruptura de estoque. Esse fluxo, portanto, contribui não só para a fidelização do cliente, como o leva a se tornar um divulgador da marca.
Desvantagens
1. Perde-se poder de negociação
Alguns fornecedores dão descontos em pedidos contendo um volume alto de mercadorias. No entanto, o estoque mínimo tem a desvantagem de reduzir um pouco esse poder de negociação, o que pode implicar um aumento de custos do lado do lojista. Além disso, os prazos de pagamento das mercadorias também tendem a ser menores quando os pedidos são feitos em menor quantidade.
2. Exige uma boa atenção
Mesmo que a empresa utilize um software, o estoque mínimo requer atenção por parte dos gestores do negócio. Na prática, isso significa que o uso de uma tecnologia não libera os profissionais para se dedicar a outras atividades do setor. Uma pequena desatenção pode implicar ruptura de estoque ou a aquisição de novas mercadorias antes de se atingir o ponto de pedido.
Qual a importância de ter um estoque mínimo?
Já apresentamos, então, o conceito e vimos duas fórmulas para o cálculo. Entenda melhor sua relevância.
Manter um bom relacionamento com o consumidor
Você deve se lembrar de que, no momento em que um cliente solicita um produto inexistente, temos a ruptura do estoque. Esse fato tende a provocar insatisfação no consumidor, que tem a necessidade da mercadoria, mas não pode adquirir a ofertada pela sua marca — o que ainda colabora para que o usuário busque a concorrência. Além disso, sua taxa de conversão será afetada.
Saber o ponto de pedido
Conceito referente à administração de materiais, como vimos, o ponto de pedido é a quantidade que, uma vez atingida, leva à emissão do pedido. É quando o estoque chega a essa quantidade que o gestor saberá o momento de fazer nova solicitação, para evitar que ocorra a ausência de itens para venda.
Relembrando sua fórmula: PP = (consumo médio diário X tempo de reposição em dias) + estoque mínimo.
Ter mais eficiência financeira
O objetivo da gestão do estoque é manter o equilíbrio na armazenagem, na requisição e nos custos. Gastos sempre existirão, então, o que é preciso fazer é mantê-los o mais baixo possível sem que afetem as outras áreas logísticas.
Como já mencionado, um estoque em quantidade maior que o necessário pode gerar perdas, pela defasagem ou, mesmo, pelo risco de sofrer furtos e roubos. Já a ruptura do estoque provoca perda de clientes, o que afeta o lucro financeiro.
Contar com uma plataforma pode ajudar nesse aspecto?
Uma plataforma de e-commerce que se integre a sistemas de gestão, como ERP, CRM e WMS (voltado para estoque), pode proporcionar diversos ganhos ao negócio.
Nós, da Tray Corp, temos uma solução que pode se adequar às necessidades da sua loja virtual, proporcionando praticidade e evitando problemas como ruptura de estoque e compras de mercadorias antes do ponto de pedido.
Outra característica importante da nossa solução é a sua escalabilidade, o que significa que não será preciso migrar para outra plataforma caso as operações da loja virtual sejam expandidas.
Dessa forma, vimos que fazer a administração de materiais é essencial para garantir a boa gestão do e-commerce como um todo. Ter um estoque mínimo possibilita manter o seu funcionamento apropriado, além de continuar oferecendo uma boa experiência ao cliente.
