Gestão de tempo é algo fundamental para todos os aspectos da vida. Nos negócios, a máxima do “tempo é dinheiro” segue cada vez mais verdadeira, a exemplo de grandes empresas de e-commerce, que chegam a perder muito dinheiro por conta da indisponibilidade do site.
Agora, se pararmos para pensar no quanto uma loja virtual pode perder ao dedicar tempo a ações que agreguem pouco (ou nenhum) valor aos processos, deixando de lado o que tende a impulsionar as vendas, a conclusão é certa: ela está perdendo muito dinheiro — e nem faz ideia de como e quanto. Para que você não se veja em situações desse tipo, selecionamos 10 práticas essenciais para a boa gestão de tempo na administração do e-commerce.
1. Automatização de tarefas
Tarefas manuais são bastante suscetíveis a falhas, distrações e procrastinação. Por isso, a automatização é realidade em muitas empresas de diversos segmentos, que buscam otimizar o tempo dos empregados ao melhorar o foco em atividades de core business e estratégicas, enquanto processos automatizados são realizados com máxima eficiência, agilidade e escalabilidade.
No contexto de e-commerce, o uso de chatbot é ótimo exemplo de como a automação traz benefícios, evitando filas de espera, sobrecargas, atendimento de solicitações irrelevantes para os negócios, entre outros.
2. Defina as prioridades
Um dos principais desafios em gerenciar um e-commerce é a quantidade de tarefas simultâneas que surgem pelo caminho. Em meio a isso, um erro crítico é iniciar o trabalho sem definir o que é prioritário, afinal o seu tempo deve ser empregado, primeiramente, em processos mais relevantes para as vendas.
Portanto, analise cada uma das atividades, ordene-as conforme o nível de urgência, a criticidade e o impacto nos negócios. Quanto maior o tempo dedicado em tarefas menos relevantes, mais o e-commerce deixa de faturar.
3. Faça gestão de fornecedores
A gestão de fornecedores é fundamental para o crescimento do e-commerce e tem tudo a ver com gestão de tempo. Isso porque você passa a controlar e acompanhar o desempenho, os custos e a produtividade de cada um deles, possibilitando que se extraia o máximo de cada parceria.
Nós temos um artigo que explica em mais detalhes os ganhos que a sua loja pode obter e as melhores práticas.
4. Integre a comunicação
Comunicação integrada é uma prática interessante para e-commerces por diversos motivos. Por exemplo, você quer manter certo nível de proximidade com os consumidores, seja para construir um relacionamento mais consistente, seja para conhecer melhor os seus hábitos e necessidades, e tudo isso passa por melhor aproveitamento dos canais de comunicação (site, blog, e-mail, redes sociais, etc.).
Um ponto muito interessante da integração é que você e o seu time de especialistas elaboram um planejamento macro, abrangendo diversos canais e estratégias. Com isso, o tempo é dedicado em ações que têm grande potencial para fortalecer a identidade da marca, atingir o público com mais eficiência e gerar leads.
5. Colete dados e faça uma análise
O uso de dados para dar suporte às decisões traz resultados incríveis para a gestão de tempo. Por exemplo, ao pensar em soluções para determinado problema, os insights ajudam a evitar que se dedique tempo cogitando hipóteses e cenários irrelevantes, uma vez que eles revelam apenas o que há de concreto.
Para obtê-los, no entanto, é essencial contar soluções de Analytics e coleta de dados (existem diversas ferramentas disponíveis no mercado). Muitas delas, inclusive, facilitam a análise ao fornecer apresentações gráficas e filtros. Tais funcionalidades influenciam drasticamente na economia de tempo.
6. Otimize o fluxo de trabalho
Você pode ter um bom fluxo de trabalho, mas é importante que se tenha em mente: o ciclo de otimização é contínuo. Se os resultados são satisfatórios, pensar em aprimorar o workflow é uma oportunidade para aumentar a eficiência, reduzir custos operacionais, tornar os processos mais ágeis, entre outros ganhos preciosos.
Para isso, vale a pena estudar as tecnologias de automação existentes no mercado, de modo a substituir tarefas manuais em funções automatizadas e fáceis de mensurar. Contratar um consultor especialista para realizar esse tipo de planejamento é, sem dúvidas, sempre uma ótima opção.
7. Centralize a organização
Um possível cenário para e-commerces é a utilização de vários marketplaces para expandir as vendas. Hoje em dia, os líderes do segmento na América Latina oferecem espaço para vendedores, assim como há serviços especializados em inserir lojas virtuais a esses e outros marketplaces.
Perceba que à medida que a quantidade de plataformas cresce, também aumenta o volume de dados e processos que percorrem rotas distintas, tornando a gestão fragmentada, difícil de conduzir. Nesse caso, convém investir em serviços que viabilizam a entrada nos marketplaces, mas com a gestão automatizada e centralizada de tudo o que acontece.
8. Evite tarefas pendentes
Sempre que uma tarefa se inicia, é imprescindível que a sua conclusão ocorra quanto antes. Porém, um erro comum e extremamente prejudicial para a gestão de tempo é adiar ou prolongar um processo, muitas vezes porque não soube priorizar as atividades mais críticas.
Além de estabelecer prioridades, como explicamos no segundo tópico, a concentração é item crucial para que as suas tarefas não levem mais tempo do que deveriam. Lembre-se de que planejamento tem de ser o primeiro ato; muitas vezes, um plano simples ajuda a economizar um tempo precioso.
9. Invista em estratégias de encantamento
Aplicar estratégias de encantamento de cliente requer tempo, é verdade. Porém, trata-se de um tempo de altíssimo valor, capaz de proporcionar melhorias significativas em termos de:
- vendas e conversões;
- retenção de clientes no site;
- fidelização de clientes;
- reputação da marca.
Quando trabalhamos em melhorar o relacionamento com o cliente, deixamos de dedicar tempo em resgatá-lo ou recuperar um dano decorrente de experiências negativas, por exemplo, que é muito maior e não traz o mesmo retorno.
Seguindo cada uma das dicas mencionadas acima, não temos dúvidas de que a gestão de tempo deixará de ser um revés e se tornará um ponto forte do seu e-commerce. Caso tenha colocado tudo em prática e já tenha avaliado os resultados, adoraríamos que você deixasse um comentário para compartilhar o sucesso!
Para aprimorar ainda mais a maneira como você conduz a sua empresa, sugerimos a leitura do nosso artigo sobre análise SWOT.
